中华人民共和国档案行业标准DA/T23—2000

地质资料档案著录细则

1范围

本标准规定了地质资料档案的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录方法和规则。

本标准适用于各类案卷级地质资料档案的著录。

本标准不包括地质资料档案目录组织的方法。

2引用标准

下列标准所包含的条文，通过在标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨、使用下列标准最新版本的可能性。

GB/T2260—1999中华人民共和国行政区划代码

GB/T2659—2000世界各国和地区名称代码

GB/T3792.1—1983文献著录总则

GB/T4880—1991语种名称代码

GB/T7156—1987文献保密等级代码

GB/T9649—1988地质矿产术语分类代码

GB/T12462—1990世界海洋名称代码

GB/T15418—1994档案分类标引规则

DA/T18—1999档案著录规则

3定义

本标准采用下列定义。

3.1地质资料档案著录

在编制地质资料档案目录时，对地质资料档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

3.2地质资料档案著录项目

揭示地质资料档案内容和形式特征的记录事项，是构成地质资料档案条目的最基本的数据单元。包括题名与责任说明项，类型、文种与语种项，密级与保管项，时间项，特殊细节项，载体形态项，子目项，附注与提要项，排检与编号项。

3.3地质资料档案条目

地质资料档案著录的结果，是反映地质资料档案内容和形式特征的著录项目的组合。

3.4地质资料档案著录格式

地质资料档案著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。

3.5地质资料档案目录

按照一定的原则、次序和方法，编排组织成具有一定体系的地质资料档案条目组合，是地质资料档案管理、检索和报道的工具。

3.6地质资料档案载体

指用以记录和储存地质科技信息的各种介质。

4著录项目

地质资料档案著录项目共分9个大项，每项又分若干著录单元(小项)，共34个著录单元(小项)。

4.1题名与责任说明项

4.1.1题名

4.1.1.1正题名

4.1.1.2并列题名*

4.1.1.3副题名及说明题名文字*

4.1.1.4文件材料编号*

4.1.2责任者

4.1.2.1形成(提交)单位

4.1.2.2编著者

4.1.2.3批准机构

4.1.3附件*

4.2类型、文种与语种项

4.2.1类型

4.2.2文种*

4.2.3语种*

4.3密级与保管项

4.3.1密级

4.3.2保管期限*

4.3.3保护期*

4.3.4原本保存单位及地点

4.3.5实物保存单位及地点

4.4时间项

4.4.1形成(提交)时间

4.4.2起止日期*

4.4.3批准时间*

4.4.4汇交时间*

4.5特殊细节项

4.5.1投资主体

4.5.2地理坐标

4.6载体形态项

4.6.1载体类型*

4.6.2数量及单位*

4.6.3规格*

4.7子目项*

4.8附注与提要项

4.8.1附注*

4.8.2内容提要

4.9排检与编号项

4.9.1分类号

4.9.2档案馆代号(名称)*

4.9.3档号

4.9.4行政区划代码(名称)

4.9.5电子文档号*

4.9.6主题词或关键词

5著录用标识符

为识别各著录项目、单元(小项)及其内容，添加如下规定的标识符。

5.1地质资料档案著录用标识符规定如下：

.—置于下列各著录项目之前：

类型、文种与语种项，密级与保管项，时间项，特殊细节项，附注项。

=置于并列题名、合计数量及单位之前。

：置于下列各著录单元之前：

副题名及说明题名文字、文件材料编号、文种、保管期限、数量及单位、规格。

／置于第一个责任者之前及经、纬度之间。

△置于批准机构、批准时间之前。

○置于保护期之前。

；置于多个文件材料编号之间，除批准机构外的不同责任方式的责任者之间，除保护期外的多个保管单元之间，除批准时间外的多个时间单元之间及多个特殊细节项之间。

，置于相同方式的责任者之间、不同语种之间。

·置于语种之前、外文缩写。

、置于多个电子文档号之间。

+置于每一个附件之前、相同类别文件材料或实物资料的数量及单位之前。

［］置于下列著录内容的两端：

自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的“等”字。

()置于下列著录内容的两端：

责任者的职责、职务、职称或其他职别，外国责任者的国别及姓名原文或单位通用外文名称缩写，中国责任者的年代，非公元纪年转换后的公元纪年，与报告书合订成册的审议书、附图、附表、附件或其他附加材料的数量。

?用于不能确定的著录内容，一般与“［］”号配合使用。

—用于下列著录内容之间：

日期起止、坐标起止、编号各层次之间。

…用于节略内容。

□用于每一个残缺文字和未考证出的时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“□”号，著录为“□□□”。

5.2地质资料档案著录用标识符使用说明

5.2.1除“—”符占两格并在回行时不应拆开外，其他符号占一格，前后均不再空格。

5.2.2除“题名与责任说明项”、“排检与编号项”外，各项目连续著录时，其前均冠以“.—”。如遇回行不可省略该标识符。但各项目另起段落著录时则可省略该标识符。

5.2.3如某个项目缺少第一单元(小项)时，应将现位于首位的单元原规定的标识符改为“.—”。

5.2.4凡重复著录一个项目或单元时，其标识符也需重复。

5.2.5不著录的项目或单元，其标识符应连同该项目或单元一并省略。

6著录条目格式

根据地质资料档案内容和形式特征及管理和利用工作的需要，地质资料档案著录条目格式一般应采用段落符号式条目格式或表格式条目格式。

6.1段落符号式条目格式

分类号档案馆代号(名称)

档号电子文档号行政区划代码(名称)

正题名=并列题名：副题名及说明题名文字：文件材料编号／形成(提交)单位：编著者

△批准机构+附件.—类型：文种·语种.—密级：保管期限○保护期；原本保存单位及地点；实物保存单位及地点；－形成（提交）时间；起止日期△批准时间；汇交时间

.—投资主体；地理坐标.—附注

载体类型：数量及单位=合计数量及单位：规格

子目

内容提要

主题词或关键词

地质资料档案段落符号式条目格式将著录项目划分为六个段落。第一段落中将分类号、档号分别置于条目左上角的第一、二行，档案馆代号(名称)、行政区划代码(名称)分别置于右上角第一、二行，电子文档号置于第二行的中间位置。第二段落从第三行与档号齐头处依次著录题名与责任说明项，类型、文种与语种项，密级与保管项，时间项，特殊细节项，附注项，回行时齐头著录。第三段落另起一行齐头著录载体形态项。第四段落另起一行齐头著录子目项。第五段落另起一行空两格著录提要项，回行时与一、二、三、四段落齐头。第六段落另起一行齐头著录主题词或关键词，各词之间空一格。

6.2表格式条目格式

根据地质资料档案管理和利用工作实际需要采用表格式条目时，其著录项目应与6.1相同，其排列顺序可参照6.1。

6.3无论地质资料档案著录对象为单个案卷还是一组案卷，均按6.1或6.2的格式依次著录。

6.4地质资料档案著录条目的形式为卡片式时，卡片尺寸一般为12.5cm×7.5cm，著录时卡片四周均留lcm空隙。一卡著录不完，可接背面著录或续卡著录，如图示。

例：“2／3”表示共3卡，此卡为第2卡。